Prinsip Mendengarkan Aktif dalam Sebuah Komunikasi

Kita telah sepakat (?), setelah membaca tulisan saya terdahulu, bahwa mendengarkan dengan baik itu lebih penting daripada sekedar berbicara…apalagi jika itu kita terapkan dalam dunia kerja….lalu mendengarkan yang seperti apakah yang baik kita terapkan dalam dunia kerja kita…?! Jawabannya adalah mendengarkan secara aktif…!! Na…..seperti apakah mendengarkan secara aktif tersebut…..?!

Menurut Mr. Yaslis Ilyas dalam bukunya “Kiat Sukses Manajemen Tim Kerja”….Salah satu komponen penting dalam berkomunikasi adalah menjadi active listener. Lebih lanjut dijelaskan bahwa dalam komunikasi aktif tidaklah cukup duduk atau berdiri dan membuka telinga lebar-lebar, tetapi harus mencerminkan bahwa Anda mendengarkan dan lebih menyimak lawan bicara dengan sungguh-sungguh.

Ada tiga hal yang harus Anda lakukan jika Anda ingin menjadi seorang active listener, yaitu : 1) Targetkan dapat melakukan paraphrasing (mengulang pesan dengan kata-kata sendiri); 2) Mengecek kembali (perseption check), ini penting dilakukan agar persepsi kita pas dengan yang dimaui pengirim; dan 3) Behaviour discription (gambaran perilaku sender), maksudnya adalah agar kita bisa menilai apakah sang pembicara saat itu sedang marah atau hanya bercanda saat mengeluarkan suatu statemen sehingga kita dapat menyesuaikan tanggapan yang kita berikan dengan kondisi si pengirim. Pada dasarnya ada 6 unsur mendengarkan secara aktif, yakni hearing, understanding, remembering, intrepreting, evaluating, responding. Urut-urutan keenam unsur proses mendengarkan aktif tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Hearing
Langkah pertama dari mendengarkan secara aktif adalah dengan cara mendengarkan dengan sungguh-sungguh pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator. Noice atau gangguan komunikasi yang sering muncul adalah suara bising dari lingkungan sekitar…..oleh karena itu, hindari membicarakan sesuatu yang penting atau dengan seseorang yang penting di tempat-tempat ramai yang dapat mengganggu konsentrasi Anda dalam menerima informasi…

2.Understanding
Disini anda perlu melakukan paraphrasing atau melakukan pengulangan isi pesan dengan kata-kata sendiri guna menghindari kesalahan dalam menerima isi pesan. Disamping itu untuk meningkatkan daya konsentrasi, Anda perlu bersikap emphaty selama mendengarkan dalam arti berusahalah mendengarkan dengan hati dan kepala Anda….cobalah merasakan perasaan lawan bicara Anda….

3. Remembering
Kalau perlu saat melakukan pembicaraan penting, Anda siapkan kertas catatan kecil guna mencatat poin-poin penting dari isi informasi yang diberikan oleh komunikator….sehingga tidak ada alasan keluar dari mulut Anda bahwa Anda lupa dengan informasi yang disampaikan itu….Di dunia kerja, pernyataan lupa terhadap sesuatu adalah pernyataan terbodoh seorang staf yang tidak pernah ingin didengar oleh seorang pemimpin……

4. Intrepreting
Langkah selanjutnya adalah berusaha mengintrepretasikan maksud sang pembicara…. Menurut pengamatan saya, seorang pemimpin di organisasi pemerintahan biasanya berbicara serba sedikit saat memberikan petunjuk kerja pada bawahan….entah karena merasa Anda sudah tahu dengan maksudnya atau sekedar mencari sebuah respon yang bagus dari Anda sekaligus menguji kapabilitas Anda atau dia sendiri malah kurang begitu mengerti dengan informasi tersebut yang mungkin juga berasal dari atasannya (?)…..dan semua sebab itu akan menghadirkan respon yang sama…..marah saat Anda bertanya terlalu banyak….Oleh karena itu, kemampuan Anda dalam mengintrepretasikan maksud ’si bos’ menjadi demikian penting…….. Disini Anda juga perlu mengenali watak sang ‘bos’ tersebut guna menemukan metode yang tepat guna mengetahui secara persis maksud sang ‘bos’…..

5. Evaluating
Tetapi memang hal terpenting dari sebuah proses mendengarkan secara aktif adalah mengevaluasi apakah persepsi kita sudah pas dengan yang dimaui sang ‘bos’…..sehingga sebuah pertanyaan kecil yang menanyakan kembali kebenaran pesan yang disampaikan (perception chek) perlu disampaikan. Biasanya proses yang satu ini seringkali dilupakan oleh seorang staf…apalagi jika sang ‘bos’ adalah seorang yang galak…….

6. Responding
Akhirnya muara dari sebuah proses mendengarkan secara aktif adalah respon dari pendengarnya….yaitu kita. Disini kita perlu melakukan respon dengan secepat mungkin, mengingat seorang ‘bos’ akan lebih senang jika anak buahnya cekatan dalam bekerja. Tetapi Anda harus ingat bahwa kecepatan memang baik…..tetapi ketepatan adalah segala-galanya……

Akhirnya ada sedikit tips agar Anda dapat dianggap sebagai seorang pendengar yang baik, yakni : cobalah mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Tatap mata lawan bicara Anda dengan secukupnya, perlihatkan perhatian dengan ekspresi wajah, kalau perlu dengan tersenyum serta lengkapi dengan bahasa tubuh semisal anggukan serta hindari menginterupsi saat komunikator sedang berbicara.