Prinsip Mendengarkan Aktif dalam Sebuah Komunikasi

Kita telah sepakat (?), setelah membaca tulisan saya terdahulu, bahwa mendengarkan dengan baik itu lebih penting daripada sekedar berbicara…apalagi jika itu kita terapkan dalam dunia kerja….lalu mendengarkan yang seperti apakah yang baik kita terapkan dalam dunia kerja kita…?! Jawabannya adalah mendengarkan secara aktif…!! Na…..seperti apakah mendengarkan secara aktif tersebut…..?!

Menurut Mr. Yaslis Ilyas dalam bukunya “Kiat Sukses Manajemen Tim Kerja”….Salah satu komponen penting dalam berkomunikasi adalah menjadi active listener. Lebih lanjut dijelaskan bahwa dalam komunikasi aktif tidaklah cukup duduk atau berdiri dan membuka telinga lebar-lebar, tetapi harus mencerminkan bahwa Anda mendengarkan dan lebih menyimak lawan bicara dengan sungguh-sungguh.

Ada tiga hal yang harus Anda lakukan jika Anda ingin menjadi seorang active listener, yaitu : 1) Targetkan dapat melakukan paraphrasing (mengulang pesan dengan kata-kata sendiri); 2) Mengecek kembali (perseption check), ini penting dilakukan agar persepsi kita pas dengan yang dimaui pengirim; dan 3) Behaviour discription (gambaran perilaku sender), maksudnya adalah agar kita bisa menilai apakah sang pembicara saat itu sedang marah atau hanya bercanda saat mengeluarkan suatu statemen sehingga kita dapat menyesuaikan tanggapan yang kita berikan dengan kondisi si pengirim. Pada dasarnya ada 6 unsur mendengarkan secara aktif, yakni hearing, understanding, remembering, intrepreting, evaluating, responding. Urut-urutan keenam unsur proses mendengarkan aktif tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Hearing
Langkah pertama dari mendengarkan secara aktif adalah dengan cara mendengarkan dengan sungguh-sungguh pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator. Noice atau gangguan komunikasi yang sering muncul adalah suara bising dari lingkungan sekitar…..oleh karena itu, hindari membicarakan sesuatu yang penting atau dengan seseorang yang penting di tempat-tempat ramai yang dapat mengganggu konsentrasi Anda dalam menerima informasi…

2.Understanding
Disini anda perlu melakukan paraphrasing atau melakukan pengulangan isi pesan dengan kata-kata sendiri guna menghindari kesalahan dalam menerima isi pesan. Disamping itu untuk meningkatkan daya konsentrasi, Anda perlu bersikap emphaty selama mendengarkan dalam arti berusahalah mendengarkan dengan hati dan kepala Anda….cobalah merasakan perasaan lawan bicara Anda….

3. Remembering
Kalau perlu saat melakukan pembicaraan penting, Anda siapkan kertas catatan kecil guna mencatat poin-poin penting dari isi informasi yang diberikan oleh komunikator….sehingga tidak ada alasan keluar dari mulut Anda bahwa Anda lupa dengan informasi yang disampaikan itu….Di dunia kerja, pernyataan lupa terhadap sesuatu adalah pernyataan terbodoh seorang staf yang tidak pernah ingin didengar oleh seorang pemimpin……

4. Intrepreting
Langkah selanjutnya adalah berusaha mengintrepretasikan maksud sang pembicara…. Menurut pengamatan saya, seorang pemimpin di organisasi pemerintahan biasanya berbicara serba sedikit saat memberikan petunjuk kerja pada bawahan….entah karena merasa Anda sudah tahu dengan maksudnya atau sekedar mencari sebuah respon yang bagus dari Anda sekaligus menguji kapabilitas Anda atau dia sendiri malah kurang begitu mengerti dengan informasi tersebut yang mungkin juga berasal dari atasannya (?)…..dan semua sebab itu akan menghadirkan respon yang sama…..marah saat Anda bertanya terlalu banyak….Oleh karena itu, kemampuan Anda dalam mengintrepretasikan maksud ’si bos’ menjadi demikian penting…….. Disini Anda juga perlu mengenali watak sang ‘bos’ tersebut guna menemukan metode yang tepat guna mengetahui secara persis maksud sang ‘bos’…..

5. Evaluating
Tetapi memang hal terpenting dari sebuah proses mendengarkan secara aktif adalah mengevaluasi apakah persepsi kita sudah pas dengan yang dimaui sang ‘bos’…..sehingga sebuah pertanyaan kecil yang menanyakan kembali kebenaran pesan yang disampaikan (perception chek) perlu disampaikan. Biasanya proses yang satu ini seringkali dilupakan oleh seorang staf…apalagi jika sang ‘bos’ adalah seorang yang galak…….

6. Responding
Akhirnya muara dari sebuah proses mendengarkan secara aktif adalah respon dari pendengarnya….yaitu kita. Disini kita perlu melakukan respon dengan secepat mungkin, mengingat seorang ‘bos’ akan lebih senang jika anak buahnya cekatan dalam bekerja. Tetapi Anda harus ingat bahwa kecepatan memang baik…..tetapi ketepatan adalah segala-galanya……

Akhirnya ada sedikit tips agar Anda dapat dianggap sebagai seorang pendengar yang baik, yakni : cobalah mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Tatap mata lawan bicara Anda dengan secukupnya, perlihatkan perhatian dengan ekspresi wajah, kalau perlu dengan tersenyum serta lengkapi dengan bahasa tubuh semisal anggukan serta hindari menginterupsi saat komunikator sedang berbicara.

Mengisi Kegiatan Kerja Saat Puasa

Volume kerja di kantor saya selama bulan puasa begitu menurun…..Gak tau siapa yang memulai, dan kapan mulai dilakukan, tetapi seperti ada kesepakatan yang tidak tertulis agar mengistirahatkan kegiatan diklat pada saat bulan puasa….Alasannya yang pertama kalau tidak salah adalah masalah kesulitan dalam meng-SPJ biaya konsumsi yang pastinya selalu dianggarkan 3 kali sehari plus snack 2 kali sehari….kalau puasa susah ngaturnya katanya…..Alasan kedua adalah susahnya para peserta berkonsentrasi saat puasa…..susah belajar kalau perut lapar katanya……Alasan ketiga, panitia pengennya konsentrasi alias pengen punya banyak waktu untuk ibadah selama Ramadhan…..khan katanya Bulan Ramadhan adalah bulan yang penuh berkah hingga bagus untuk beribadah kepada Allah……Alasan terakhir, saat puasa karena menahan lapar dan haus maka tubuh jadi lemah……so…..kerjanya sedikit-sedikit saja agar kuat puasanya….. Setujukah Anda dengan alasan-alasan itu….?!

Saya sendiri pada tahun 2000 – 2002 sempat mengalami puasa yang sibuk kerja….itu saya alami saat bulan puasa ada di bulan-bulan November-Desember, yakni saat-saat kita para PNS sibuk menyusun laporan atau meneliti kelengkapan administrasi guna pertanggungjawaban keuangan tahunan yang jatuh pada pertengahan Desember…. Waktu itu memang segala kegiatan diklat juga mulai dihentikan karena sudah hampir habis masa anggaran…..so istirahatnya diklat saat puasa waktu itu juga kita anggap sebagai istirahat betul sekaligus ngibadah setelah bulan-bulan sebelumnya demikian sibuk kita bekerja….. Sayangnya begitu bulan puasanya bergeser ke bulan-bulan Oktober bahkan tahun ini bergeser ke bulan September, tradisi istirahat itu masih dipertahankan…..tetapi kali ini lain karena benar-benar istirahat total dan hampir tanpa kegiatan….mengingat mau mengerjakan laporan administrasi-keuangan tahunan juga belum waktunya…..Itu kondisi di kantor saya selama bulan puasa yang banyak nganggurnya…..Bagaimana dengan kondisi kerja di kantor Anda….?! Apakah volume pekerjaan juga sengaja diturunkan….?!

Harapan saya kondisi kerja di kantor Anda normal-normal saja…..mengingat sebenarnya dengan bekerja…..Kondisi puasa kita rodo terslimur….alias kita masuk kantor, asyik bekerja….eee….tau-tau sudah sore alias hampir berbuka…..Posone dadi entheng, ra kroso ngelih lan ngelake…. itu pengalaman saya. Disamping itu, jangan lupa bahwa kerja apabila kita niati dengan tulus khan ibadah juga…..so….karena segala ibadah di bulan puasa pahalanya dilipatandakan maka secara gak sadar…..tiba-tiba tabungan pahala kita……

Tetapi jika volume kerja di kantor Anda mengalami penurunan seperti halnya tempat saya….. Anda tak perlu khawatir nganggur di bulan puasa karena ada banyak kegiatan yang dapat Anda lakukan untuk mengisi bulan puasa selama di tempat kerja….Berikut beberapa hal yang mungkin dapat Anda lakukan selama bulan puasa.

1. Mengevaluasi Hasil Kerja Anda
Pada hari-hari biasa, saya yakin Anda akan begitu sibuk bekerja bahkan mungkin terjebak pada rutinitas pekerjaan yang seakan tidak ada habis-habisnya. Na….saat puasa dimana volume pekerjaan agak berkurang, Anda jadi memiliki waktu untuk merenung dan mengevaluasi hasil pekerjaan Anda. Pertama, yang harus Anda lakukan adalah mengintrospeksi diri apakah Anda merasa telah menguasai betul tugas pokok dan fungsi pekerjaan di unit kerja Anda….?! Termasuk juga apakah Anda sudah tahu secara detil pengetahuan-pengetahuan atau peraturan-peraturan terbaru yang terkait dengan pekerjaan Anda….?! Ini prinsip bekerja secara kompeten menuju ke arah profesionalisme diri…….Kedua, apakah hasil pekerjaan Anda sudah memuaskan menurut hati nurani Anda….?! Kalau belum apa yang harusnya dapat Anda perbaiki….?! Itu terkait erat dengan prinsip manajemen modern, yakni totall quality continuous improvement…..atau seperti prinsip Kaizen, yakni perbaikan terus menerus walaupun itu hanya sedikit dan kelihatan tidak berarti….. Ketiga, apakah hasil pekerjaan Anda kira-kira sudah memuaskan bagi pengguna hasil pekerjaan Anda….?! Baik itu adalah pelanggan luar seperti masyarakat atau mungkin juga rekan sekerja yang sering bekerja sama dengan Anda….?! Na….yang ini khan prinsip pelayanan prima bukan….?!

2. Mencari Informasi Terkait Pekerjaan Anda
Setelah merenung dan mengevaluasi hasil pekerjaan Anda maka langkah yang arus Anda lakukan tentu saja adalah berupaya meningkatkan kualitas hasil pekerjaan Anda. Caranya….?! Tentu saja yang utama adalah mencari informasi sebanyak-banyaknya, utamanya yang berkaitan dengan tugas pekerjaan Anda. Informasi itu dapat Anda dapatkan melalui buku-buku yang ada, melalui internet atau bahkan melalui diskusi-diskusi kecil dengan atasan atau rekan sekerja dengan topik memperbaiki kualitas pekerjaan di masa kini dan mendatang. Dan saya yakin hal itu jarang Anda lakukan pada hari-hari biasa. Karena seringkali kita terjebak rutinitas pekerjaan…..padahal kita tahu rutinitas dan kreatifitas itu seringkali bagai sisi mata uang yang berbeda…… Seperti kata para pakar bahwa rutinitas bagiannya otak kiri sementara kreatifitas lebih banyak diurusi otak kanan……..So…jangan tunda-tunda lagi, mumpung masih awal bulan puasa…….

3. Memperbaiki Koordinasi Kerja Anda
Seperti sering saya katakan bahwa dunia kerja zaman sekarang demikian komplek hingga rasanya mustahil kita bisa bekerja sendirian di tempat kerja…..Kuncinya adalah Team Work…..!! Atau sejauhmana Anda mampu membentuk kerjasama secara team di tempat kerja……Saya tahu dunia kerja zaman sekarang penuh dengan persaingan, penuh dengan kepentingan hingga rasanya membentuk team kerja yang efektif merupakan sesuatu yang indah diucapkan, sesuatu yang mudah dituliskan akan tetapi sangat sulit dilakukan…..utamanya di dunia kerja instansi pemerintah yang bahkan tugas pokoknya tidak jelas, saling tumpang tindih dan penuh dengan konflik kepentingan……. So….mumpung kita sedang puasa….sedang lemes-lemesnya…. sedang malu-malunya berbuat jahat…..sedang sabar-sabarnya……gak ada salahnya kita tingkatkan koordinasi kerja di kantor kita…..Cobalah bicara dengan orang-orang yang Anda anggap 'sulit' di tempat kerja Anda….cobalah bicara dengan mereka tentang topik diluar pekerjaan yang memang saat ini sedang reses…..cobalah perbaiki hubungan kerja Anda dengan memperbaiki terlebih dahulu hubungan emosional Anda…..Ingatlah bahwa hubungan emosional yang erat akan memperlancar hubungan formal…..Maka mumpung di bulan puasa, bulan yang baik kata banyak orang….cobalah dekati secara lebih personal orang-orang yang sering berhubungan kerja dengan Anda…….dengan tulus….tanpa pamrih…..buatlah mereka tidak sekedar teman sekerja……jadikan juga mereka sebagai teman Anda…..

4. Meningkatkan Pengetahuan Agama Anda
Na….ini adalah kegiatan yang biasa dilakukan oleh setiap orang pada bulan puasa, yakni Belajar Agama…!! Saya tahu dunia kita semakin lama semakin sekuler…… rasanya kita semakin aneh jika membicarakan masalah agama di tempat kerja….. gak nyambung kata banyak orang…..Kerja ya kerja….agama ya agama….Kalau ditempat kerja ya kita bicarakan bagaimana agar kita dapat bekerja dengan baik…..bagaimana kita mencapai target yang ditetapkan pimpinan…… sedangkan masalah agama adalah masalah pribadi…..kalau bisa jangan bicarakan masalah agama di kantor….karena hal itu akan menyita waktu kita saat bekerja….so kita akan dianggap sebagai orang aneh…..dan yang lebih gawat kita dianggap sebagai orang yang gak efektif dan efisien dalam bekerja……. Olala…..padahal kita tahu agama begitu penting sebagai penyeimbang kehidupan kita…..sebagai penenang jiwa kita saat sedang gudah gaulana…… Tapi jangan khawatir di bulan puasa ini kita wajar koq belajar agama…..kita wajar koq berdiskusi-diskusi tentang masalah agama…..kita wajar koq sedikit berlama-lama di masjid saat jam istirahat….Bukankah semuanya sudah tahu dan mahfum kalau bulan puasa ini adalah sarana meningkatkan kualitas ibadah kita……?! So….manfaatkan 'mitos-mitos' itu demi peningkatan kualitas kehidupan Anda……..

5. Mulailah Ngeblog
Saya sering mendengar dari teman sekerja alasan mereka belum ngeblog adalah ”Koq Kamu masih sempat-sempatnya ngeblog…..?!” pernyataan yang seakan-akan menahbiskan bahwa ngeblog itu sesuatu yang wisting time…..sia-sia….gak ada gunanya…..So mumpung waktumu sedang selo…..gak banyak pekerjaan yang dapat kamu selesaikan…….cobalah ngeblog…..minimal bacalah manfaat ngeblog bagi PNS dari blog ini…..kemudian rasakan masuknya virus blog di tubuh Anda……Jalani…..Nikmati….setelah itu baru putuskan apakah Anda masih perlu ngeblog atau tidak…….(terus terang yang terakhir ini juga sekaligus nasihat buat diri saya sendiri…..karena akhir-akhir ini semakin jarang posting…….).